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会社設立後に必ずやるべきこと(その2)

以前のブログでは、会社設立後に忘れずに必ずやっておかなければならないことについてお伝えしました。


要は、以下の3点。これさえ気をつけていればいいのです。

1.会社設立後に役所に提出すべき書類を提出する。

2.保存すべき書類を失くさないでしっかり保存する。

3.決めるべき事を決め、実行する。



1については7月15日のブログにてお伝えしました。


今日は、2の「保存すべき書類を失くさないでしっかり保存する」と3の「決めるべき事を決め、実行する」についてです。

(今回も、個人事業ではなく、法人設立して創業という前提でお伝えします。)



2.保存すべき書類を失くさないでしっかり保存する。

会社を設立し事業を立ち上げると、モノやサービスを売ったり買ったりの、いわば最前線で顧客や仕入先を相手にする仕事だけでは済まされません。
経理や総務のようなバックヤード的な仕事も、誰かが責任を持ってこなさなければなりません。

もちろん、それらの仕事を社長一人で全てやらなければいけないということではなく、家族や従業員に任せられるなら、任せてもいいでしょう。
ただし、、要所は社長自身が押さえ、理解していなければいけません。

現実のところ、創業当初は時間的・金銭的にも余裕がなく、人に任せることができずに、社長自身が不慣れな経理や役所への提出書類の作成をしたりするケースがほとんどです。

会社設立という出来事は、一生に一回、あるかないかの大仕事で、そこで一番に困惑するのが、役所などへ提出しなければならない書類の多さでしょう。


実際、会社を設立すると、税務署や都道府県、市町村など、いろいろなところから書類が届き、何をすればいいのか、悩んでしまいます。

どんな書類をどこに提出するかについては、「1.会社設立後に役所に提出すべき書類を提出する。」で述べましたが、自分が書いて提出すべき書類の他にも、会社として保存すべき書類はいっぱいあります。

中には全く保存不要の書類もあるわけで、何を保存すべきで、何を捨ててもいいのか、判断に迷います。


そこで、お伝えしたいのは、以下の2点。
これさえやっておけば間違いありません。

A.自分が書いて役所に提出した書類は、必ず会社用の控えを取っておく。

B.ファイルを大量に用意し、届いた書類を片っ端から作成者(送り主)ごとにファイルする。


「A.自分が書いて役所に提出した書類は、必ず会社用の控えを取っておく。」
これは、けっこう怠っている人が多いです。

会社設立後に役所に提出すべき書類、例えば、会社設立の届出等を提出したのはいいが、会社側控えをとってないために、後で自分がどういう届出をしたのかわからない、というケースです。

決算を組むときになって、設立当初にどういう届出をしたのかわからないで困ることはよくあります。

基本的に、ハンコを押すような文書は、後で必要になりますから、コピーしておくことをお勧めします。


「B.ファイルを大量に用意し、届いた書類を片っ端から作成者(送り主)ごとにファイルする。」
これは、最初は無駄を承知の上で、何でもファイリングしていけば、いずれ事務仕事にも慣れて、何が必要で何が不要なものか、そのうちにわかる、ということです。

例えば、「○○税務署」「△△市」「××県」「ハローワーク」「社会保険事務所」などのラベルをファイルに貼り、来た書類を役所ごとに仕分けして、片っ端からファイリングしていきます。


ファイルや紙がいっぱいになって置き場に困るというなら、片っ端からスキャナーでスキャンしてパソコン上にファイリングしてもいいでしょう。

最近はウェブ上でファイル管理するストレージソフトの便利なものがありますので、これを利用してもいいでしょう。

(ちなみに私はEvernoteDropboxを使っています。) 

私の経験上ですが、分厚くてファイルできなかったり、こんな大量のページをスキャンするのはどうかな、と迷うような書類は、保存するほど重要なものではないと思います。

そういうことも、やっていくうちになんとなく、感覚的にわかってくるようになります。



3.決めるべき事を決め、実行する。

会社経営全般にいえることですが、勤め人とは違い、創業者は自分の仕事の責任は自分で負い、結果は創業者の身に全て降りかかります。

上司や同僚が助けてくれたり、怠けているといって叱ってくれたりはしません。
全ては自分で処理し、片付けなければなりません。
よっぽど自己管理がしっかりしていないと、事業そのものが傾くことになります。

サラリーマン時代とは違い、出社時間や就業規則に縛られず、自分の裁量で自由に時間とお金を使えるであることはいいことですが、その分、厳しい自己管理が求められます。


前置きが長くなりましたが、何が言いたいかというと、会社設立したばかりの社長の中には、決めることを決めて、役所に出さなければいけない書類を、いつまでたっても出さない方がけっこういるということです。

決めるべきことを決め、実行に移さない経営者は、必ずいつかはその代償を払うことになります。


具体的には、こういうことです。

・決算の締め日から2カ月以内には税務申告をし、会社に係る税金を税務署に納めなければなければいけません。

・社長自身を含め、従業員の給与の源泉所得税は、最低でも年に2回、7月と1月には税務署に納めなければいけません。

・毎年7月には健康保険・厚生年金の金額の基礎となる「被保険者報酬月額算定基礎届」を社会保険事務所に出さなければいけません。

・毎年7月には労災保険・雇用保険の「概算・確定保険料申告書」を労働局または労働基準監督署に提出・納付しなければなりません。


特に気を付けていただきたいのは、社長や従業員の給与に関してです。

社長自身の給与を月額いくらと決めないまま、会社にお金があるときに好きなだけ生活費として引き出している社長がけっこういます。

これではいけません。

社長をはじめ役員の給与が会社の経費となるためには、事前に月額何十万円と定額に定め、しかるべき書類を残しておく必要があります。

つまり、役員給与は、定期的で同額でないと、税金を計算する上での経費として認められないのです。


創業当初は社長の給与が一番大きな経費となることが多いですから、それが経費として認められないと、痛いですよね。

ところが、こういったことをしないまま、決算締め日から2カ月が迫ってくる頃になって、どうしたらいいものかと途方に暮れる方がいらっしゃいます。


会社を設立したら、社長をはじめ役員、従業員の給料を定め、しかるべき源泉所得税をちゃんと天引きしてください。

そしてしかるべき時期に税務署に納付するのです。

源泉所得税の納付が遅れると、加算税、つまり余計にかかる税金は大きいですよー。

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プロフィール

会社設立サポートセンター金沢 代表・税理士 山内司

Author:会社設立サポートセンター金沢 代表・税理士 山内司
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1967年生まれ。47歳。
北陸税理士会金沢支部所属。

民間企業勤務の後に独立し、2002年(平成14年)に山内会計事務所。

事務所設立以来、数多くの起業希望者にセミナーや個別相談などでサポート。

事務所所在地:
石川県金沢市下本多町6-40-1
フリーダイヤル TEL:0120-941-401

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